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Anleitung

So erledigst du die häufigsten Arbeiten in Brixian – Schritt für Schritt, mit denselben Wörtern wie in der App.

Die Bilder zeigen Brixian mit erfundenen Beispieldaten. Markiert ist, was ein Schritt meint: «Schritt 2» gehört zu Schritt 2. Antippen zeigt ein Bild gross.

Deine erste Rechnung
  1. Tippe auf «Neu» und wähle «Rechnung».
    Seite «Heute» am Computer: der Knopf «Neu» und im Menü «Rechnung», beide als Schritt 1 markiert.
    Im Bild: Schritt 1
  2. Bei «Für wen ist die Rechnung?» den Kunden mit «Bestehenden Kunden wählen» aussuchen – oder mit «Neuen Kunden eingeben» erfassen, mit Strasse, PLZ und Ort.
  3. Bei «Was hast du gemacht?» eine Zeile pro Arbeit oder Material: Beschreibung, Menge, Einheit und Preis ohne MWST. Die nächste Zeile kommt mit «Zeile hinzufügen».
    Neue Rechnung: der Kunde Lindenhalde Verwaltungen AG gewählt (Schritt 2) und eine Zeile «Wände streichen, 2× deckend», 20 m² à CHF 12.00 (Schritt 3).
    Im Bild: Schritte 2 und 3
  4. Fehlen noch Angaben zu deinem Betrieb – Adresse, IBAN, MWST –, fragt Brixian sie hier einmal ab.
  5. «Rechnung ausstellen» und die Rückfrage bestätigen: Die Rechnung bekommt ihre Nummer und den QR-Zahlteil. Mit «PDF speichern» hast du die Datei zum Verschicken.
    Zusammenfassung mit dem Total CHF 259.44 und dem Knopf «Rechnung ausstellen» (Schritt 5).
    Im Bild: Schritt 5
Neue Rechnung beginnen
Mitarbeiter einladen
  1. Öffne «Team» unter «Mehr». Steht in den «Einstellungen» bei «Allein oder mit Mitarbeitern?» noch «Allein», wähle dort «Mit Mitarbeitern» und speichere – dann erscheint «Team».
  2. Tippe auf «Mitarbeiter einladen», trage den Namen ein, wie er auf den Rapporten stehen soll, und tippe «Link erstellen».
    Seite «Team» mit dem Knopf «Mitarbeiter einladen» (Schritt 2).
    Im Bild: Schritt 2
  3. Schick den Link mit «Per WhatsApp senden» oder «Link kopieren» aufs Handy des Mitarbeiters. Er gilt 7 Tage und nur einmal.
    Der Link für Mia Brändli mit «Link kopieren» und «Per WhatsApp senden» (Schritt 3).
    Im Bild: Schritt 3
  4. Der Mitarbeiter öffnet ihn in einem normalen Browserfenster, tippt «Zugang einrichten» und legt Brixian auf den Startbildschirm.
    Handy der Mitarbeiterin: die Einladung mit dem Knopf «Zugang einrichten» (Schritt 4).
    Im Bild: Schritt 4
  5. Einsätze planst du auf der Seite «Team» in der Woche: beim Tag der Person auf das Plus tippen. Er sieht sie auf dem Handy unter «Meine Einsätze» – ohne Preise.
    Der Wochenplan auf der Seite «Team»: das Plus beim Tag von Luca Gerber (Schritt 5).
    Im Bild: Schritt 5
Zum Team
Arbeit stempeln und Rapport
  1. Tippe auf «Neu» und wähle «Einsatz starten». Beim ersten Mal fragt Brixian: «Wie heisst du auf dem Rapport?»
  2. Wähle unter «Meine Einsätze» den Auftrag – oder «Anderer Auftrag» – und tippe «Start». Zwischendurch «Pause» und «Weiter».
    Handy: «Deine Einsätze heute» mit dem Auftrag Wohnung Keller und dem Knopf «Start» (Schritt 2).
    Im Bild: Schritt 2
  3. Am Schluss «Fertig» und kurz beantworten: was du gemacht hast, welches Material du gebraucht hast und – wo eine Offerte gilt – ob es Zusatzarbeit war.
    Handy während der Arbeit: 2:00 h, darunter «Pause» (Schritt 2) und «Fertig» (Schritt 3).
    Im Bild: Schritte 2 und 3
  4. «Arbeit speichern»: Daraus wird der Rapport im Auftrag. Ohne Netz bleibt alles auf dem Gerät und wird gesendet, sobald Verbindung da ist.
    Handy: die drei kurzen Fragen (Schritt 3) und der Knopf «Arbeit speichern» (Schritt 4).
    Im Bild: Schritte 3 und 4
  5. Lieber alles von Hand? «Rapport von Hand» steht oben auf der Seite «Arbeit».
Zu «Arbeit»
Rapporte abrechnen
  1. Öffne den Auftrag unter «Aufträge». Ist die Arbeit gemacht, tippe bei «Nächster Schritt» auf «Arbeit fertig». Danach steht dort «Abrechnen» – oder, wo eine angenommene Offerte gilt, «Wählen, wie verrechnet wird».
    Auftrag Wohnung Keller: «Nächster Schritt» mit «Wie verrechnen?», «Laut Offerte» und «Nach Stunden und Material» und dem Knopf «Wählen, wie verrechnet wird» (Schritt 1).
    Im Bild: Schritt 1
  2. Bei «Wie verrechnen?» wählen: «Nach Stunden und Material» oder «Laut Offerte».
  3. Bei «Nach Stunden und Material» die Rapporte ankreuzen, die auf die Rechnung sollen, und «Entwurf erstellen». Bei «Laut Offerte» heisst der Knopf «Rechnung aus Offerte erstellen».
    Abrechnen: «Wie verrechnen?» mit «Nach Stunden und Material» und «Laut Offerte» (Schritt 2), der angekreuzte Rapport und «Entwurf erstellen» (Schritt 3).
    Im Bild: Schritte 2 und 3
  4. Den Entwurf prüfen. Fehlt noch etwas, etwa ein Preis, sagt es der Knopf und führt dorthin.
  5. «Rechnung ausstellen»: Die Rechnung bekommt ihre Nummer und den QR-Zahlteil, die Rapporte sind damit verrechnet.
    Der Rechnungsentwurf mit dem Total (Schritt 4) und dem Knopf «Rechnung ausstellen» (Schritt 5).
    Im Bild: Schritte 4 und 5
Zu den Aufträgen
Zahlung erfassen und mahnen
  1. Öffne «Rechnungen» und tippe auf die Rechnung – «Offen» und «Überfällig» filtern die Liste, weitere Filter stehen unter «Mehr Filter».
    Seite «Rechnungen» mit den Filtern «Offen» und «Überfällig» (Schritt 1) und dem Knopf «Alte Rechnung erfassen» (Schritt 6).
    Im Bild: Schritte 1 und 6
  2. «Zahlung erfassen»: Der offene Rest und das heutige Datum stehen schon da. Prüfen, dann «Zahlung buchen».
    Eine überfällige Rechnung: «Zahlung erfassen» mit Betrag und Datum und dem Knopf «Zahlung buchen» (Schritt 2).
    Im Bild: Schritt 2
  3. Viele Zahlungen auf einmal? «Kontoauszug einlesen» liest die Datei aus deinem E-Banking und ordnet die Zahlungen über die Referenz den Rechnungen zu.
  4. Ist eine Rechnung überfällig, steht bei ihr «Erinnerung senden»: Stufe wählen – «Zahlungserinnerung (1. Stufe)», «2. Mahnung» oder «3. Mahnung» – und «Als PDF». Dieselbe Stufe nochmals ist eine Kopie mit dem ursprünglichen Datum und derselben Frist.
    Eine überfällige Rechnung: «Erinnerung senden» mit der Stufe und dem Knopf «Als PDF» (Schritt 4).
    Im Bild: Schritt 4
  5. Die Mahnung schickst du dem Kunden selbst. Die Stufe steht danach unter «Zahlungen und Mahnungen» bei «Bisher gemahnt». Die nächste Stufe erst nach dem Zahlungsdatum der letzten Mahnung – Brixian nennt es bei der Rechnung.
  6. Eine Rechnung aus der Zeit vor Brixian? «Rechnungen» → «Alte Rechnung erfassen» (am Handy unter «Weitere»): Nummer, Datum, Kunde und Betrag eintragen und «Speichern». Danach kannst du auch sie mahnen.
Zu den Rechnungen
Unterlagen für den Treuhänder
  1. Tippe unter «Mehr» auf «Für den Treuhänder» – es öffnet sich «Export für die Treuhand».
  2. Den Zeitraum wählen, zum Beispiel «Letztes Quartal», oder «Von» und «Bis» eintragen.
  3. «Paket für den Treuhänder (ZIP)» lädt alles in einer Datei herunter: die Liste der Rechnungen, die offenen Posten mit den Zahlungen, die PDFs der Rechnungen und Gutschriften und die Monatsblätter der Zeiten.
    «Export für die Treuhand»: die Zeiträume wie «Letztes Quartal» (Schritt 2) und der Knopf «Paket für den Treuhänder (ZIP)» (Schritt 3).
    Im Bild: Schritte 2 und 3
  4. Nur die Liste? Unter «Einzelne Dateien und Erklärungen» auf «CSV herunterladen» tippen. Sie zählt nach vereinbartem Entgelt: Die MWST zählt mit dem Rechnungsdatum.
  5. Die Datei schickst du deinem Treuhänder selbst, zum Beispiel per E-Mail. Alle Daten deines Betriebs bekommst du unter «Einstellungen» mit «Alle Daten herunterladen».
Zum Export
Notizen und «Zu prüfen»
  1. Tippe auf «Neu» und wähle «Sprechen statt tippen». Tippe, was ansteht. Wo die Aufnahme eingerichtet ist, kannst du stattdessen auf «Aufnehmen» tippen und sprechen.
  2. «Auswerten»: Brixian macht daraus Vorschläge – einen Rapport, eine Bestellung, einen Mangel, eine Offerte, eine Rechnung oder eine Aufgabe.
    «Zu prüfen»: die getippte Notiz (Schritt 1) und der Knopf «Auswerten» (Schritt 2).
    Im Bild: Schritte 1 und 2
  3. Die Vorschläge stehen darunter als Karten – Auftrag, Tag, Zeit und Arbeit in ein paar Zeilen. Solange einer offen ist, zeigt ihn auch «Heute» als Aufgabe mit «Prüfen».
  4. Jeden Vorschlag übernehmen (zum Beispiel «Als Rapport übernehmen»), mit «Ändern» zuerst anpassen oder «Verwerfen» – von selbst passiert nichts. Eine Aufgabe hakst du mit «Erledigt» ab.
    Ein Tagesrapport aus der Notiz (Schritt 3) mit den Knöpfen «Als Rapport übernehmen», «Ändern» und «Verwerfen» (Schritt 4).
    Im Bild: Schritte 3 und 4
Zu «Zu prüfen»
Material anfragen, prüfen, übernehmen und bestellen
  1. Unter «Mehr» → «Lieferanten» deine Lieferanten erfassen, mit E-Mail.
    Seite «Lieferanten» mit dem Knopf «Neuer Lieferant» und dem Lieferanten Farbenhandel Erlenrain AG (Schritt 1).
    Im Bild: Schritt 1
  2. Im Auftrag unter «Material» → «Neue Anfrage»: Lieferant und Material wählen, dann per E-Mail anfragen. Mit «Auch bei anderem Lieferanten anfragen» fragst du einen zweiten an.
  3. Kommt die Offerte des Lieferanten, unter der Anfrage «Offerte hochladen». Die KI liest die Positionen.
    Im Auftrag unter «Material»: «Neue Anfrage» (Schritt 2) und bei der Anfrage «Offerte hochladen» (Schritt 3).
    Im Bild: Schritte 2 und 3
  4. «Prüfen»: Mengen, Preise und Rabatte ansehen, Fragen beantworten, «Geprüft». Unter «Material» siehst du die Preise der Lieferanten nebeneinander.
    Die gelesenen Positionen der Lieferanten-Offerte mit Rabatt und dem Knopf «Geprüft» (Schritt 4).
    Im Bild: Schritt 4
  5. «In Kunden-Offerte übernehmen»: die Positionen anhaken, die Preisart wählen (zum Beispiel «Einkauf plus Aufschlag %») und übernehmen. Fracht und Gebühren gehen ohne Aufschlag zum Kunden. Einkauf und Marge sieht nur dein Betrieb.
    Die geprüfte Offerte mit dem Knopf «In Kunden-Offerte übernehmen» (Schritt 5).
    Im Bild: Schritt 5
  6. Hat der Kunde angenommen, unter der Anfrage «Beim Lieferanten bestellen». Später angenommene Positionen bestellst du dort nach.
Zu den Lieferanten

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Kontakt

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